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Atribuies das Administradoras de Condomnios

22/11/2015

Administradoras de Condomínios

 

Nomenclaturas usadas em Assembléias

Não há, no dia-a-dia do condomínio empresa mais parceira do síndico do que a administradora. É, aliás, prerrogativa do síndico escolher a empresa que o ajudará na gestão do empreendimento.

 

Escolhida pelo síndico, e ratificada pela maioria em assembleia, a empresa é responsável pelos trâmites administrativos da vida em condomínio. É a ela que os moradores devem recorrer, por exemplo, quando têm perguntas sobre a ata da última assembleia, ou quando querem negociar uma cota em aberto.

 

Esse guia mostra todos os cuidados que o síndico deve ter com a administradora, do momento da contratação à troca da empresa, passando, é claro, pela atenção que se deve dar ao serviço prestado todos os dias. Há matérias sobre as atribuições da empresa, dicas de contratação, como o contrato de prestação de serviços deve ser, falência da administradora, entre outras!

Confira abaixo uma lista com atribuições gerais que competem à uma administradora de condomínios.Vale ressaltar que os tipos de serviços prestados devem estar previstos em contrato e isso pode variar de caso para caso.

 

GESTÃO ADMINISTRATIVA

 

Gerenciamento dos arquivos documentais

Controle do cadastro de proprietários.

Atendimento (pessoal/telefônico) de condôminos com fornecimento de informações, soluções de problemas, etc.. 

Disponibilização de banco de dados na INTERNET (serviço geralmente cobrado à parte).

Controle dos mandatos do Corpo Diretivo – Síndico e Conselho Consultivo.

Serviço de malote para a retirada e entrega de correspondência no próprio Condomínio.

Assessoria às reuniões do Corpo Diretivo (quando realizadas fora do horário de expediente da empresa será cobrada à parte).

Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas das assembleias Gerais.

Presença nas assembleias (qualificação e controle das presenças, esclarecimento de dúvidas e redação das respectivas atas) – serviço geralmente cobrado à parte.

Transcrição das atas no Livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos

Coleta de orçamentos de obras e serviços que se fizerem necessários

Atendimento a fornecedores de materiais e serviços

Elaboração das planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro das obras e serviços

Gerenciamento do seguro de incêndio (obrigatório) e de responsabilidade civil (controle do vencimento da apólice, coleta das propostas para a renovação, análise e encaminhamento das mesmas ao Síndico para a deliberação)

Acompanhamento da liqüidação de sinistros.

Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, levando-se em conta as normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal (CONTRU) e as normas técnicas da ABNT, a saber:

validade e renovação do AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros

certificado de Manutenção emitido pelo CONTRU (edifícios comerciais)

vencimento das cargas dos extintores de incêndio;

testes hidrostáticos dos extintores

hidrantes e registro de recalque do Corpo de Bombeiros

formação e treinamento da brigada de prevenção e combate à incêndio

sinalização de segurança

sistema de alarme

sistema de iluminação de emergência

grupo gerador de energia elétrica

sistema de detecção de fumaça

portas corta-fogo

corrimãos

escada de emergência e rotas de fuga

sistema de pára-raios (medição ôhmica e abrangência do sistema)

instalações elétricas e controle de demanda das cargas instaladas

sistema de sprinklers

aplicação da legislação municipal referente aos deficientes físicos

 

Controle/emissão de gráficos referente aos consumos de água/esgotos, de energia elétrica e de gás (são anexados às pastas mensais de prestações de contas).

Administração de locações de espaços/áreas comuns do edifício (lajes de cobertura, fachadas, etc.) – serviço cobrado à parte na base de 5% da receita auferida pelo Condomínio.

Controle e atualização do CNPJ do Condomínio. Eventual regularização decorrente de problemas incidentes em gestão anterior a nossa, será cobrada à parte, com preço submetido à prévia concordância do Síndico.

Gestão dos contratos de conservação e de manutenção:

a) elevadores 

b) porteiros eletrônicos

c) centrais telefônicas

d) antenas coletivas

e) áreas ajardinadas

f) portões automáticos

g) conjunto moto-bombas

h) aquecimento central

i) ar condicionado central

 

Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados:

a) serviços de vigilância patrimonial

b) monitoramento de segurança 24 horas e sistema de proteção perimetral

c) serviços de limpeza 

d) serviços de portaria

 

Vistoria técnica periódica nas instalações e áreas comuns com emissão de relatórios, ilustrado com fotos quando for necessário. As vistoria são realizadas sem nenhum ônus para o Condomínio através da nossa associada Techview Engenharia. 

Assessoria nas áreas de engenharia, arquitetura, paisagismo e decoração. Como essa assessoria é terceirizada, a elaboração de projetos ficará sujeira à provação prévia do respectivo orçamento.

Controle dos acessos (emissão de crachás, livros de anotações, etc.).

Controle da manutenção das áreas de recreação: salão de festas, salão de jogos, piscinas, salão de ginástica, home theater, quadras poliesportivas, pistas de corrida, etc.

Controle e cobrança dos alugueis pelo uso do salão de festas, de churrasqueira, gazebo, etc.

Diligências junto à concessionárias de serviços públicos, cartórios e repartições públicas para obtenção de parcelamentos, certidões, etc. – serviço geralmente cobrado à parte

 

GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

(para funcionários não terceirizados)

 

Recrutamento de funcionários

Seleção de funcionários com pesquisa cadastral

Admissão e procedimentos de registro

Contrato de experiência.

Treinamento de funcionários - interno e externo – com realização de cursos, palestras, etc.

Atualização das fichas de registro dos funcionários

Atualização das carteiras profissionais

Preenchimento de declarações para fins de concessão de aposentadoria

Preenchimento da Relação de Salários Contribuição para fins de concessão de benefícios

Preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio doença

Preenchimento da CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxílio acidente.

Formalização de advertências disciplinares

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

Confecção/atualização do quadro de horário de trabalho

Escala de revezamento e de férias – elaboração e controle

Salário-família – controle/concessão

Controle das horas extraordinárias com elaboração de crachá de ponto e controle do sistema de ponto-eletrônico

Elaboração da folha de pagamento

Emissão dos comprovantes de pagamento dos salários

Controle dos cartões salários para saque em quiosques 24 horas

Elaboração da folha de pagamento do 13º salário

Elaboração e recolhimento das guias de INSS (GPS)

Obtenção de CND – Certidão Negativa de Débitos com INSS

Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP

Obtenção de CRF – Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante à Caixa Econômica Federal

Conectividade social – inscrição e acompanhamento junto à Caixa Econômica Federal

Retenção e recolhimento de contribuições sindicais – patronal e dos empregados

PIS – cadastramento de novos funcionários

PIS – elaboração das guias e recolhimento

Emissão dos informes de rendimentos

Pesquisa cadastral dos funcionários – serviços terceirizados e cobrados à parte

Livro de inspeção trabalhista

Aquisição e controle de uniformes

Rescisões dos contratos de trabalho – planilha de cálculo, emissão de recibos e guias

Homologação das rescisões dos contratos no Sindicato de classe ou na DRT (reembolso de despesas objeto de cobrança em separado).

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (serviço especial que é cobrado em separado com base no Referencial de Serviços Especiais da (AABIC).

Recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários.

DIRF – Declaração de Imposto de Renda retido na fonte (cobrado à parte com base no Referencial da AABIC).

Controle dos seguros de vida – para suprir exigência da convenção coletiva de trabalho.

Aquisição e distribuição de cestas básicas – atendimento à convenção coletiva de trabalho.

Inscrição/renovação do Condomínio no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador

Vale alimentação/refeição.

Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.

Convênio de assistência médica.

Convênio de assistência odontológica.

CIPA – Atendimento à NR-5.

EPI – Atendimento à NR-6.

PCMSO – Atendimento à NR-7 – serviço terceirizado e cobrado em separado..

PPRA – Atendimento à NR-9 – serviço terceirizado e cobrado em separado.

PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário – serviço terceirizado e cobrado em separado

LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho – serviço terceirizado e cobrado em separado.

 

GESTÃO FINANCEIRA

 

Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias.

Elaboração do quadro de rateio das despesas.

Emissão dos recibos/boletos bancários.

Controle dos pagamentos das cotas condominias – conferência das baixas relacionadas pelo Banco.

Cobrança administrativa de devedores – via carta e telefonemas.

Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais.

Contas a pagar – controle dos vencimentos e emissão de cheques para a liquidação dos pagamentos.

Quitação dos pagamentos no próprio caixa, via bancos ou on line.

Conciliação da conta bancária.

Gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF.

Armazenamento de dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL.

Prestação de contas mensais – contas ordinária, undo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário, etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.

Confecção das pastas de prestação de contas mensais.

Controle da remessa e devolução das respectivas pastas.

Elaboração das respostas às dúvidas e comentários consignados pelo Corpo Diretivo nos Termos de Verificação de Contas que capeia a prestação de contas.

Elaboração de balancetes anuais para apresentação na assembleia Geral Ordinária.

Disponibilização dos balancetes e demais demonstrativos financeiros na INTERNET.

Gestão dos contratos coletivos de TV por assinatura – conferência das faturas, cobrança e controles das baixas.

Gestão da conta corrente bancária exclusiva do Condomínio.

Acompanhamento dos investimentos feitos pelo Condomínio no mercado financeiro.

Obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.

 

 

GESTÃO DE ASSUNTOS JURÍDICOS

 

Atualização permanente da legislação que envolve a administração de Condomínios

Consultoria tributária, fiscal e trabalhista.

Emissão de notificações extra-judiciais e judiciais – serviço cobrado em separado.

Assessoria na alteração da Convenção de Condomínio – cobrado à parte.

Assessoria na elaboração de Regimentos Internos.

Assessoria na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, etc..

Ações e acompanhamento da cobrança judicial dos devedores de cotas – serviço cobrado em separado.

Emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações.

Acompanhamento das ações trabalhistas, cíveis e tributárias – serviço cobrado em separado.

Acompanhamento das ações propostas em Juizados Especiais – serviço cobrado em separado.

 

Fonte: Espaço AABIC - SíndicoNe